Részlet a válaszból
Megjelent a Számviteli Levelekben 2006. november 23-án (141. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 2864

[…] elszámolásra kiadott összegekről – a naprakész főkönyvi könyvelés mellett – olyan analitikus nyilvántartást kell vezetni, amely tartalmazza: a készpénz felvételének időpontját, a pénzt felvevő nevét, beosztását, a felvett összeget és annak jogcímét, az elszámolás határidejét és időpontját, a ténylegesen felhasznált összeget, a felhasználás jogcímét és annak bizonylatát, a visszafizetett összeget, a pénzmozgás bizonylatainak adatait. Az elszámolásra kiadott összegekkel kapcsolatos elszámolási kötelezettséget úgy kell szabályozni, hogy a mérlegfordulónapon ilyen jogcímen követelés a mérlegben - lehetőleg – ne szerepeljen. Ha mégis van, a követelésekre vonatkozó előírások szerint kell annak a helyességét ellenőrizni. A leírtakból következik, az elszámolásra kiadott készpénz két időpontban érinti a házipénztár pénzkészletét: – az egyik időpont az elszámolásra kiadás időpontja (csökken a készpénzállomány), – a másik időpont az elszámolásra kiadott készpénzzel való elszámolás időpontja (nő a készpénzállomány a ténylegesen visszavett készpénz összegével). Az előbbiekhez kapcsolódóan hangsúlyozni kell, a gazdasági eseményeknek a bizonylati elv és a bizonylati fegyelem követelményei figyelembevételével történő könyvelése nem igényli (sőt ellentétes azzal), hogy az elszámolásra kiadott készpénzt teljes összegében visszavételezzék a pénztárba, és az elszámolásra kiadott készpénz elköltésének dokumentumai (alapvetően a készpénzes számlák) alapján a készpénz csökkenését mint a pénztári kifizetéseket számolják el. A számviteli előírásokkal összhangban az a helyes, ha az elszámolásra kiadott készpénz (T 3613 – K 381) elszámolásakor a készpénz felhasználásának bizonylatait közvetlenül az elszámolási számlával szemben könyvelik a megfelelő eszköz-, illetve költségráfordítás számlára (T 1-3, 51-56, 86 – K 3613), és csak az elszámolásra kiadott összegből megmaradt készpénzt vételezik vissza a házipénztárba (T 381 – K 3613). A társaság nevére szóló bankkártyával felvett készpénz Egyre inkább terjedő gyakorlat a készpénzkímélés terén az, hogy – a társaságon belüli szabályozásnak megfelelően – a társaság nevére szóló bankkártyával látják el azokat, akik a társaság nevében eljárva jogosultak eszközöket beszerezni, szolgáltatásokat igénybe venni, és azok ellenértékét a bankkártya használatával kiegyenlíteni. Ez a kiegyenlítés történhet úgy, hogy a jogosult a bankkártya használatával egyenlíti ki a készpénzes számlát, vagy úgy, hogy a bankkártya használatára jogosult az általa felvett készpénzzel egyenlíti ki az ellenértéket (amelyet – nyilvánvalóan – készpénzes számla dokumentál). A bankkártya használatára jogosultat is természetesen el kell számoltatni. A pénzkezelési szabályzatban indokolt rögzíteni, hogy a társaság nevére szóló bankkártyával rendelkező (a bankkártya használatára jogosult) személy – milyen jogcímeken, milyen összegben vásárolhat, fizethet a bankkártyával, az így eszközölt fizetések bizonylataival milyen gyakorisággal köteles elszámolni (legalább 30 naponként), a bizonylatokat a társaságon belül kinek (célszerűen a pénzkezeléssel foglalkozónak) kell átadni; – milyen jogcímeken, milyen összegben vehet fel a bankkártyával készpénzt, az így felvett készpénz felhasználásának bizonylataival milyen gyakorisággal köteles elszámolni (legfeljebb 30 napon belül), a bizonylatokat, továbbá a bankkártyával felvett készpénzből megmaradt összeget az elszámoláskor a pénzkezeléssel foglalkozónak (a házipénztár pénzkezelőjének) kell átadni. A társaság nevére szóló bankkártya használata esetén az elszámolási betétszámla csökkenését úgy kell könyvelni, mint a munkavállalóknak, a tagoknak elszámolásra kiadott összeget (T 3613 – K 384), külön főkönyvi számlára az elszámolási betétszámláról az eladó, a szolgáltató által leemelt összegeket, és külön főkönyvi számlára azt, amikor a bankkártya használatára jogosult az elszámolási betétszámláról készpénzt vett fel. A bankkártya használatára jogosult által az elszámoláskor átadott bizonylatokat közvetlenül kell könyvelni a megfelelő elszámolási számlával szemben az eszköz-, illetve a költségráfordítás számlákra (T 1-3, 51-56, 86 – K 3613), a bankszámláról felvett, de ténylegesen el nem költött készpénz bevételezését a házipénztárba (T 381 – K 3613). Ez esetben a házipénztár készpénzkészletét csak ez utóbbi készpénzbevétel növeli az elszámolás időpontjával. (Nincsen akadálya annak, hogy az így bevételezett készpénzt a pénz kezelője – most már mint a házipénztár pénzkészletét – elszámolásra az indokolt jogcímek valamelyikén kiadja.) Étkezési, vásárlási stb. utalvánnyal, bankkártyával történő fizetés A házipénztár készpénzállományának megállapításakor nem mindegy, hogy miként vesszük számításba az elfogadott étkezési, vásárlási stb. utalványok értékét, a bankkártya használatával "kifizetett" ellenértéket. Elöljáróban megállapítható, hogy az elfogadott étkezési, vásárlási stb. utalvány, a bankkártya használatával rendezett ellenérték nem minősül készpénznek (ilyen címen készpénz a pénztárba nem került befizetésre). A vevő által az ellenérték rendezésére felhasznált utalvány, bankkártyával rendezett összeg valójában követelés az utalvány kibocsátójával, a bankkártya tulajdonosával szemben, ezért azok értéke a házipénztár készpénzkészletében nem lehet benne. A leírtakból következően azokban a kereskedelmi egységekben, ahol pénztárgép van, és a vevő által vásárolt termék, szolgáltatás ellenértéke utalvány, bankkártya használatával is rendezhető, célszerű, ha – a napi értékesítés – pénztárgépszalaggal dokumentált - bruttó bevételét a 368. számlán belül megnyitott bolti elszámolási számlára könyvelik az árbevétellel és a fizetendő áfával szemben (T 3681 – K 91-92, 467, az áfa utólagos megállapítása esetén: T 3681 – K 91-92, majd T 91-92 – K 467); – az elfogadott utalványok értékét az utalványokat kibocsátóval szemben kell előírni az egyéb követelések között kibocsátónkénti megbontásban (T 3689 – K 3681), amennyiben az utalványokat az elfogadó bocsátotta ki, akkor az ilyen címen kimutatott kötelezettségekkel szemben (T 4799 – K 3681), – a bankkártyával "fizetett" összegeket a bankkártya tulajdonosával szemben kell előírni követelésként az egyéb követelések között, tulajdonosonkénti megbontásban (T 3689 – K 3681), – a bolti elszámolási számlán maradó különbözetet kell a házipénztár készpénzbevételeként könyvelni (T 381 – K 3681). A bolti pénztáranként vezetett pénztárszámlán (analitikus nyilvántartásban) azonban nemcsak napi készpénzbevétel van, de lehetnek készpénzkifizetések is, amelyeket megfelelően dokumentálni kell. Ha a boltban több pénztár van, és a pénztárban lévő pénznek a szükséges […]