Bizonylatok megőrzése
Kérdés
Könyvelőirodánk egyik ügyfelének felmondott. Az adóhatóságnál lévő meghatalmazásunkat visszavontuk. A céget többször felszólítottuk, hogy bizonylatait és iratait vegye át, ez azonban még a mai napig sem történt meg. Meddig kell őrizni ezeket a bizonylatokat? Legutóbbi felszólítólevelünkben közöltük, ha személyesen nem veszi át, akkor az iratokat postán küldjük el. Amennyiben sor kerülne az iratátadásra, kötelesek vagyunk-e a könyvelési adatokat tartalmazó elektronikus adatállományt is átadni? A Számviteli Levelek 214. számában a 4454. kérdésre adott választól eltér az egyik szakkönyv témával kapcsolatos álláspontja. Melyik tekinthető mérvadónak? Ezen utóbbi vélemény szerint a szerződés megszűnését követően a könyvelőirodát nem terheli a számítógépes adatállomány megőrzésének kötelezettsége. Másik kérdésünk, amennyiben ügyfelünk több hónapos vagy éves könyvelési díj-tartozást halmozott fel, és emiatt mondtunk fel, kötelesek vagyunk az iratait visszaadni?
Részlet a válaszból
Megjelent a Számviteli Levelekben 2010. április 15-én (219. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 4539
[…] kell megőriznie. Az Art. és az Szt. hivatkozott előírásai alapján tehát a bizonylatok megőrzési kötelezettsége az adózót, a gazdálkodót terheli. Ebből következően a könyvelőnek csak addig kell a bizonylatokat megőriznie, ameddig arra neki a megbízási szerződésben vállalt feladatok elvégzéséig szüksége van. Nyilvánvalóan az adott üzleti évről készült beszámoló elfogadásának a napja lehet az az időpont, amikor a bizonylatokat a megbízójának vissza kell adnia. Amennyiben a megbízó – a fenti jogszabályi helyekre hivatkozást is tartalmazó – írásbeli felszólítás után sem veszi át a bizonylatokat, akkor indokolt erről az adóhatóságot tájékoztatni (az adózó nem teljesíti az Art.-ben előírt kötelezettségét). Ha személyesen nem veszi át, a postai úton történő átadás megtörténtét egyértelműen dokumentálni kell. (Postai úton azonban nem lehet minden olyan bizonylatot átadni, amelyet a könyvelő köteles megbízójának átadni!) A könyvelőnek nemcsak az alapbizonylatokat kell megbízójának átadni, hanem a könyvelési adatokat tartalmazó elektronikus adatállományt, a könyvelés során keletkezett iratanyagot, analitikus és főkönyvi számlákat, főkönyvi kivonatokat stb. is, nem csak kinyomtatva, papíralapon. Ez egyértelműen következik az Art. hivatkozott előírásaiból is. Az elektronikus adatállomány nélkül a beszámolók, az adatbevallások stb. adatai utólag nem ellenőrizhetők. A Számviteli Levelek 214. számában a 4454. kérdésre adott válaszban a könyvelői szoftverek átadásával kapcsolatosan leírtakat annyiban kell korrigálni, mivel a könyvelő jellemzően nem a saját szellemi termékét jelentő könyvelőprogrammal dolgozik, csak a könyvelőprogram használati jogával rendelkezik, azt nem lehet átadni (a szoftver használati jogát csak a szoftver tulajdonosa értékesítheti). A bizonylatok feldolgozásának ellenőrzéséhez azonban szükség van a szoftverre is. Ezért – a már említett bizonylatok átadásán túlmenően – a megbízóval közölni kell azt is, hogy a könyvelői program használati jogát a megbízó kitől veheti meg. A szerződés megszűnését követően […]
Megjelent a Számviteli Levelekben 2010. április 15-én (219. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 4539
[…] kell megőriznie. Az Art. és az Szt. hivatkozott előírásai alapján tehát a bizonylatok megőrzési kötelezettsége az adózót, a gazdálkodót terheli. Ebből következően a könyvelőnek csak addig kell a bizonylatokat megőriznie, ameddig arra neki a megbízási szerződésben vállalt feladatok elvégzéséig szüksége van. Nyilvánvalóan az adott üzleti évről készült beszámoló elfogadásának a napja lehet az az időpont, amikor a bizonylatokat a megbízójának vissza kell adnia. Amennyiben a megbízó – a fenti jogszabályi helyekre hivatkozást is tartalmazó – írásbeli felszólítás után sem veszi át a bizonylatokat, akkor indokolt erről az adóhatóságot tájékoztatni (az adózó nem teljesíti az Art.-ben előírt kötelezettségét). Ha személyesen nem veszi át, a postai úton történő átadás megtörténtét egyértelműen dokumentálni kell. (Postai úton azonban nem lehet minden olyan bizonylatot átadni, amelyet a könyvelő köteles megbízójának átadni!) A könyvelőnek nemcsak az alapbizonylatokat kell megbízójának átadni, hanem a könyvelési adatokat tartalmazó elektronikus adatállományt, a könyvelés során keletkezett iratanyagot, analitikus és főkönyvi számlákat, főkönyvi kivonatokat stb. is, nem csak kinyomtatva, papíralapon. Ez egyértelműen következik az Art. hivatkozott előírásaiból is. Az elektronikus adatállomány nélkül a beszámolók, az adatbevallások stb. adatai utólag nem ellenőrizhetők. A Számviteli Levelek 214. számában a 4454. kérdésre adott válaszban a könyvelői szoftverek átadásával kapcsolatosan leírtakat annyiban kell korrigálni, mivel a könyvelő jellemzően nem a saját szellemi termékét jelentő könyvelőprogrammal dolgozik, csak a könyvelőprogram használati jogával rendelkezik, azt nem lehet átadni (a szoftver használati jogát csak a szoftver tulajdonosa értékesítheti). A bizonylatok feldolgozásának ellenőrzéséhez azonban szükség van a szoftverre is. Ezért – a már említett bizonylatok átadásán túlmenően – a megbízóval közölni kell azt is, hogy a könyvelői program használati jogát a megbízó kitől veheti meg. A szerződés megszűnését követően […]
Így olvasható a teljes válasz
ELŐFIZETŐINKNEK
Jelentkezzen be!
LÁTOGATÓK SZÁMÁRA
Elküldjük a választ e-mailen*
