Elektronikus úton előállított dokumentum megőrzése
Kérdés
Elektronikus archiválással, digitalizáló rendszerekkel foglalkozó szolgáltatók kínálatában szerepel az ún. "Elektronikus hitelesítés" ajánlata. A késztermék értékesítését, szállítását, átvételét igazoló dokumentum (szállítólevél) utólagos digitalizálására jelenleg milyen előírások vonatkoznak, a dokumentum hitelességének megőrzését illetően? Az eredetileg papír formában (gépi úton) előállított, az áruátvételt hagyományos módon (tintával) igazoló aláírással ellátott, utólag szkennelt szállítóleveleket az adóhatóság digitális formában hiteles dokumentumnak tekinti-e, amennyiben a digitalizálási szolgáltató digitális aláírással, időbélyeggel igazolja az eredeti papírpéldány és a digitalizált dokumentum egyezőségét? Vagy emellett szükség van a papírdokumentumok megőrzésére is?
Részlet a válaszból
Megjelent a Számviteli Levelekben 2021. szeptember 23-án (452. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 8649
[…] természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától –, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá." Az Szt. ezen előírása alapján a gazdasági eseményről kiállított alapbizonylat (például szállítólevél) is számviteli bizonylatnak minősül.Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel az Szt. előírásainak. A digitális archiválás szabályairól az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (ITM rendelet) rendelkezik. Az elektronikus dokumentumot a megőrzési kötelezettség lejártáig védeni kell a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen, és biztosítani kell, hogy az őrzött dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. A megőrzésre kötelezett hatáskörébe tartozik annak meghatározása, hogy e követelmények teljesítéséhez milyen módszert alkalmaz (ITM rendelet 3-4. §).Amennyiben tehát a dokumentumokat elektronikus úton állítják ki, főszabály szerint az adózóra van bízva a dokumentumok megőrzésének módszere. Azonban, ha az eredetileg nem elektronikus formában kiállított, papíralapú dokumentumról készítenek másolatot, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben (Korm. rendelet) írtakra is figyelemmel kell lenni. Ezen Korm. rendelet 55-58. §-ai rendelkeznek a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól.Ha a papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot vagy egyéb magánokiratot a gazdálkodó szervezet állította ki, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó […]
Megjelent a Számviteli Levelekben 2021. szeptember 23-án (452. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 8649
[…] természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától –, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá." Az Szt. ezen előírása alapján a gazdasági eseményről kiállított alapbizonylat (például szállítólevél) is számviteli bizonylatnak minősül.Számviteli bizonylatként alkalmazható az elektronikus dokumentum, irat, ha megfelel az Szt. előírásainak. A digitális archiválás szabályairól az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (ITM rendelet) rendelkezik. Az elektronikus dokumentumot a megőrzési kötelezettség lejártáig védeni kell a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen, és biztosítani kell, hogy az őrzött dokumentum értelmezhetősége, olvashatósága a megőrzési kötelezettség időtartama alatt megmaradjon. A megőrzésre kötelezett hatáskörébe tartozik annak meghatározása, hogy e követelmények teljesítéséhez milyen módszert alkalmaz (ITM rendelet 3-4. §).Amennyiben tehát a dokumentumokat elektronikus úton állítják ki, főszabály szerint az adózóra van bízva a dokumentumok megőrzésének módszere. Azonban, ha az eredetileg nem elektronikus formában kiállított, papíralapú dokumentumról készítenek másolatot, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendeletben (Korm. rendelet) írtakra is figyelemmel kell lenni. Ezen Korm. rendelet 55-58. §-ai rendelkeznek a papíralapú dokumentumokról elektronikus úton történő másolat készítésének szabályairól.Ha a papíralapú teljes bizonyító erejű magánokiratot vagy egyéb magánokiratot a gazdálkodó szervezet állította ki, akkor az erről az okiratról készített elektronikus másolat esetén e gazdálkodó […]
Így olvasható a teljes válasz
ELŐFIZETŐINKNEK
Jelentkezzen be!
LÁTOGATÓK SZÁMÁRA
Elküldjük a választ e-mailen*
