Részlet a válaszból
Megjelent a Számviteli Levelekben 2018. május 10-én (385. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 7616

[…] elszámolásra átvett készpénzzel milyen gyakorisággal, milyen határidővel kell elszámolni (legalább 30 naponként).Ha például az ügyvezető a tevékenységhez szükséges anyagot rendszeresen készpénzfizetés ellenében szerzi be, indokolt, hogy ezen beszerzések fedezetére – a várhatóan beszerzésre kerülő anyagok kalkulált beszerzési árára – elszámolási kötelezettséggel, 30 napos (vagy rövidebb időtartamú) határidővel készpénzt vegyen fel. Indokolt lehet ilyen jogcímen akár egymillió forint felvétele is, ha az ügyvezető azt várhatóan teljes összegében vagy legalább 80-90 százalékában ténylegesen el is fogja költeni, amelyet az elszámoláskor az eladótól kapott bizonylatokkal igazol.A készpénznek az előbbiek szerinti kiadásához két személy szükséges: a pénztáros, aki a készpénzt átadja, és a munkavállaló, aki a készpénzt elszámolási kötelezettséggel átveszi. Ebből következik az, ha a társaságnál csak egy ügyvezető van, aki a készpénzt is kezeli, az önmagának elszámolásra készpénzt nem adhat ki (a készpénz kezelője nem lehet az elszámolásra kiadott készpénz átvevője).Ha az elszámolásra kiadott készpénzt az átvevő munkavállaló, tag rendszeresen nem költi el teljes összegében (illetve túlnyomó részét) dokumentáltan, és emiatt annak az elszámolási időszak végén a pénztárba visszavételezésre kell kerülnie, akkor feltételezhető, hogy azt saját céljaira használja. Ennek ténye, továbbá az, ha a munkavállaló az elszámolási időszak végén (30 nap után) nem tud a készpénz felhasználásával elszámolni, arra lehet következtetni, hogy a munkavállalónak az Szja-tv. 72. §-ában előírt módon kamatkedvezményből származó jövedelme van, amelyet személyi jövedelemadó, egészségügyi hozzájárulás terhel.A munkavállalóknak, a tagoknak elszámolásra kiadott összegekről – a naprakész főkönyvi könyvelés mellett – olyan analitikus nyilvántartást indokolt vezetni, amely tartalmazza: a készpénz felvételének időpontját, a pénzt felvevő nevét, beosztását, a felvett összeget és a felvétel jogcímét, az elszámolás határidejét és tényleges időpontját, a ténylegesen felhasznált összeget, a felhasználás jogcímét és annak bizonylatát, a visszafizetett összeget, a pénzmozgás bizonylatainak adatait.Az elszámolásra kiadott készpénzzel kapcsolatos elszámolási kötelezettséget úgy kell szabályozni, hogy a mérlegfordulónapon ilyen jogcímen követelés a mérlegben – lehetőleg – ne […]