Részlet a válaszból
Megjelent a Számviteli Levelekben 2018. május 10-én (385. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 7617

[…] készíteni a pénzkezelési szabályzatot. A (8) bekezdés szerinti tartalommal a pénzkezelési szabályzatot el kell készítenie annak a szervezetnek is, ahol nincsen függetlenített pénztáros. A pénzkezelési szabályzatban kijelölt pénzkezelővel (ügyvezetővel, tulajdonossal) szembeni követelményeket ez esetben körültekintőbben kell megfogalmazni, mivel a pénztári pénzkezeléssel kapcsolatos feladatokat – jellemzően – egy személy végzi, az összeférhetetlenségi elvárások nem vagy csak részben teljesülnek. (Az ügyvezető kezeli a készpénzt, ő az, aki elkölti és költségként is elszámoltatja, a házipénztár pénzállományát nem a társaságnál tartja a pénz megőrzése követelményeinek betartásával, hanem a lakásán vagy magánál, és így a saját célra történő felhasználást nem lehet kizárni!)Nem függetlenített pénzkezelő esetében is gondoskodni kell arról, hogy a készpénz a társaság székhelyén kialakított pénztárban legyen, meg kell határozni a pénztárban tartható pénzállomány összegét (a pénztári keretet), szabályozni kell a készpénz felvételét, szállítását, pénzintézetnél történő elhelyezését, a készpénz meglétének ellenőrzését, rovancsolásának gyakoriságát stb. is.A pénztári befizetéseket, kifizetéseket a pénzmozgás bizonylataival alátámasztva, késedelem nélkül legalább az analitikus pénztári nyilvántartásban (a pénztárkönyvben, a pénztárnaplóban, a pénztárjelentésben), az események sorrendjében, tételesen (nem összevontan) rögzíteni kell. (Ezen követelményt az ügyvezető, a tulajdonos is teljesíteni tudja!)Időszakonként (legalább a hó utolsó napjával) a pénztári nyilvántartást le kell zárni, meg kell állapítani a bevételek és a kiadások végösszegét és ezek egyenlegét, a pénztárban lévő címletenkénti pénzállományt, az előző időszaki pénzállomány figyelembevételével a záró pénzkészletet, amelyet össze kell hasonlítani a tényleges pénzkészlettel, az esetleges eltérést tisztázni kell. (Elvileg nem lehet eltérés, ha mégis van, a pénzkezelő felelőssége tisztázandó!)Amennyiben a nem függetlenített pénzkezelő nem vezet naprakész pénztári nyilvántartást, akkor a pénztári be- és kifizetések alapbizonylatait csak a könyvelő rögzíti a főkönyvi könyvelésben utólag. A házipénztár pénzkezelése helyességének ellenőrzése, a naponkénti készpénzállomány meglétéről való meggyőződés elmarad, a házipénztár pénzállományával való visszaélés lehetősége megnő!Abban az esetben, ha a pénztárt nem függetlenített pénztáros kezeli, akkor nem indokolt a pénztárbevételi és pénztárkiadási bizonylatok használata, hiszen a pénztárbizonylatoknál nem teljesíthetők pl. a pénztárbizonylatok aláírásával kapcsolatos követelmények.A pénztárbevételi bizonylatok helyett a pénztári bevételeket dokumentálhatja:– […]