Különböző dokumentumok megőrzése
Kérdés
Cégünk selejtezné az összegyűlt iratokat, amelyek eléggé sokfélék. Sok dokumentumra nem találtam megőrzési kötelezettséget. Pl. ügyfél-regisztrációs adatlapoknál, ahol a vevőink személyi igazolványa, lakcímkártyája, céges aláírási címpéldányaik vannak, természetesen a beleegyező nyilatkozattal együtt fénymásolatban, ahogyan mi kezelhetjük; számlareklamációk; egyszerű postai tértivények; hatósági jegyzőkönyvek, gépkönyvek, érintésvédelmi vizsgálatok jegyzőkönyvei... Van erre vonatkozóan megőrzési határidő? Tudnának arra iránymutatást adni, hogy azoknál a dokumentumoknál, amelyek a napi működés során keletkeznek, de sem az Art., sem az Szt. nem nevesíti, mi az irányadó őrzési kötelezettség, illetve hogy melyik jogszabály szabályozza ezt?
Részlet a válaszból
Megjelent a Számviteli Levelekben 2022. április 14-én (463. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 8826
[…] adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. Aszemélyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető (így – hozzátehetjük – az törvényben jellemzően nem "határidősíthető").Véleményünk szerint az adatok szükségességét elrendelő jogszabálynak, szervezetnek kell alapvetően rendelkeznie arról, hogy az adott adatot (az adott adat fénymásolt dokumentumát) meddig kell megőrizni. A megőrzési kötelezettség nem feltétlenül időtartamhoz kötött kell, hogy legyen, hanem például valamilyen esemény bekövetkeztéhez is kapcsolódhat. (A munkaviszony létesítésekor készített másolatokat indokolt a munkaviszony időtartama alatt, illetve cseréjéig megőrizni. Az ügyfél-regisztrációs adatlapokat mindaddig, amíg az ügyféllel a kapcsolat végleg nem szűnik meg.)Számlareklamáció dokumentumát mindaddig, amíg helyesbítő számla nem kerül kiállításra. A postai tértivevényt addig, amíg a küldemény bizonyítottan nem jutott el a címzetthez.A hatósági jegyzőkönyveket, gépkönyveket, érintésvédelmi vizsgálatok jegyzőkönyveit mindaddig, amíg azok hatályosak, érvényesek.A példák alapján is, a hivatkozott jogszabály előírásaiból következően is az látszik célszerűnek, ha a társaság belső szabályban rögzíti:–egyrészt azt, hogy milyen eseményekhez kapcsolódik személyes adatok rögzítése, […]
Megjelent a Számviteli Levelekben 2022. április 14-én (463. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 8826
[…] adatkezelés céljának megvalósulásához elengedhetetlen, a cél elérésére alkalmas. Aszemélyes adat csak a cél megvalósulásához szükséges mértékben és ideig kezelhető (így – hozzátehetjük – az törvényben jellemzően nem "határidősíthető").Véleményünk szerint az adatok szükségességét elrendelő jogszabálynak, szervezetnek kell alapvetően rendelkeznie arról, hogy az adott adatot (az adott adat fénymásolt dokumentumát) meddig kell megőrizni. A megőrzési kötelezettség nem feltétlenül időtartamhoz kötött kell, hogy legyen, hanem például valamilyen esemény bekövetkeztéhez is kapcsolódhat. (A munkaviszony létesítésekor készített másolatokat indokolt a munkaviszony időtartama alatt, illetve cseréjéig megőrizni. Az ügyfél-regisztrációs adatlapokat mindaddig, amíg az ügyféllel a kapcsolat végleg nem szűnik meg.)Számlareklamáció dokumentumát mindaddig, amíg helyesbítő számla nem kerül kiállításra. A postai tértivevényt addig, amíg a küldemény bizonyítottan nem jutott el a címzetthez.A hatósági jegyzőkönyveket, gépkönyveket, érintésvédelmi vizsgálatok jegyzőkönyveit mindaddig, amíg azok hatályosak, érvényesek.A példák alapján is, a hivatkozott jogszabály előírásaiból következően is az látszik célszerűnek, ha a társaság belső szabályban rögzíti:–egyrészt azt, hogy milyen eseményekhez kapcsolódik személyes adatok rögzítése, […]
Vissza a találatokhoz
Így olvasható a teljes válasz
ELŐFIZETŐINKNEK
Jelentkezzen be!
LÁTOGATÓK SZÁMÁRA
Elküldjük a választ e-mailen*
