Készpénzes számlák és egyéb bizonylatok megőrzése
Kérdés
1. Készpénzes számlák esetén a könyvelőszoftver által generált pénztárbizonylatot kell-e papíralapon tárolni, vagy elegendő a könyvelőszoftver, és onnan bármikor kinyomtatható?
2. Az e-mailen kapott számlákat ki kell-e nyomtatni, vagy elegendő elektronikusan tárolni?
3. A bankkivonatokat, folyószámla-kivonatokat, átvezetéseket és bejelentéseket kell-e papíralapon tárolni?
4. A munkaügyi iratokat, amiket a bérszámfejtő programból ki tudunk nyomtatni, kell-e papíralapon tárolni?
Részlet a válaszból
Megjelent a Számviteli Levelekben 2024. október 24-én (514. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 9701
[…] pénztárjelentés) vezetése is.A vállalkozónál ott szükséges a bevételi és kiadási pénztárbizonylat használatát előírni, ahol nem állnak rendelkezésre a pénzmozgással összefüggésben megfelelő alapbizonylatok (amelyek hitelt érdemlően dokumentálnák a pénzmozgást), illetve akkor célszerű, ha a pénzkezeléssel önálló pénztárost bíz meg. Ha munkakörileg önálló pénztárost alkalmaznak a vállalkozásnál, akkor feltételezhető, hogy a készpénzkezelő személy eltér a készpénz ki- és befizetéseket ténylegesen teljesítő személytől. Ebben az esetben a pénztáros elszámoltatása a vállalkozás működéséből következően szükségszerű, így az érintett felek között a készpénzmozgás bizonylatolása a tényleges készpénzmozgáskor bevételi-kiadási pénztárbizonylattal történhet. A pénzmozgás dokumentálásához azonban szükséges például, hogy a pénzt ki vette át, ki adta át, melynek bizonylatolása csak kinyomtatott és aláírt pénztárbizonylaton történhet.A kérdésben szereplő számlák, bankszámlakivonatok, munkaügyi bizonylatok tekintetében a kérdésben leírtak alapján nem derül ki, hogy a vállalkozás ezeket elektronikus formában vagy papíralapú dokumentumként kapja-e meg, áll rendelkezésre, ezért a kérdések csak általánosságban válaszolhatók meg.Az elektronikus formában kiállított bizonylatot a számviteli törvény 169. § (5) bekezdése alapján – az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a számviteli törvény 167. § (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni. Oly módon kell ezt megtenni, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, kizárva az utólagos módosítás lehetőségét.A digitális archiválás szabályait a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (a továbbiakban: archiválási rendelet) tartalmazza. Az archiválási rendelet értelmében nincs akadálya annak, hogy az elektronikus bizonylatokat az archiválási rendelet 5. §-a szerinti elektronikus aláírással ellátva őrizzék meg, betartva az archiválási rendelet 3. § szerinti feltételét. Eszerint a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan […]
Megjelent a Számviteli Levelekben 2024. október 24-én (514. lapszám), a kérdés sorszáma ott: 9701
[…] pénztárjelentés) vezetése is.A vállalkozónál ott szükséges a bevételi és kiadási pénztárbizonylat használatát előírni, ahol nem állnak rendelkezésre a pénzmozgással összefüggésben megfelelő alapbizonylatok (amelyek hitelt érdemlően dokumentálnák a pénzmozgást), illetve akkor célszerű, ha a pénzkezeléssel önálló pénztárost bíz meg. Ha munkakörileg önálló pénztárost alkalmaznak a vállalkozásnál, akkor feltételezhető, hogy a készpénzkezelő személy eltér a készpénz ki- és befizetéseket ténylegesen teljesítő személytől. Ebben az esetben a pénztáros elszámoltatása a vállalkozás működéséből következően szükségszerű, így az érintett felek között a készpénzmozgás bizonylatolása a tényleges készpénzmozgáskor bevételi-kiadási pénztárbizonylattal történhet. A pénzmozgás dokumentálásához azonban szükséges például, hogy a pénzt ki vette át, ki adta át, melynek bizonylatolása csak kinyomtatott és aláírt pénztárbizonylaton történhet.A kérdésben szereplő számlák, bankszámlakivonatok, munkaügyi bizonylatok tekintetében a kérdésben leírtak alapján nem derül ki, hogy a vállalkozás ezeket elektronikus formában vagy papíralapú dokumentumként kapja-e meg, áll rendelkezésre, ezért a kérdések csak általánosságban válaszolhatók meg.Az elektronikus formában kiállított bizonylatot a számviteli törvény 169. § (5) bekezdése alapján – az elektronikus archiválásra vonatkozó külön jogszabály előírásainak, valamint a számviteli törvény 167. § (5) bekezdése szerinti feltételeknek a figyelembevételével – elektronikus formában kell megőrizni. Oly módon kell ezt megtenni, hogy az alkalmazott módszer biztosítsa a bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, kizárva az utólagos módosítás lehetőségét.A digitális archiválás szabályait a digitális archiválás szabályairól szóló 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (a továbbiakban: archiválási rendelet) tartalmazza. Az archiválási rendelet értelmében nincs akadálya annak, hogy az elektronikus bizonylatokat az archiválási rendelet 5. §-a szerinti elektronikus aláírással ellátva őrizzék meg, betartva az archiválási rendelet 3. § szerinti feltételét. Eszerint a megőrzésre kötelezett a megőrzési kötelezettség lejártáig folyamatosan köteles biztosítani, hogy az elektronikus dokumentum megőrzése olyan módon történjen, amely védi az elektronikus dokumentumot a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés, az utólagos módosítás és sérülés, valamint a jogosulatlan […]
Így olvasható a teljes válasz
ELŐFIZETŐINKNEK
Jelentkezzen be!
LÁTOGATÓK SZÁMÁRA
Elküldjük a választ e-mailen*
